Kennt ihr das auch? Eigentlich sollte ja nur schnel noch Nachschub für die Druckerpatronen bestellt werden. But thanks to the unclear catalogs and the new requirements in the supplier selection, it lasts forever…
Ordering according to the guidelines for a company is not always easy and can cost a lot of time and nerves. Und am Schluss auch bares Geld, da die Arbeitszeit der Mitarbeiter nun einmal auch vergütet werden muss und langwierige Bestellprozesse so auch die Transactionskosten in die Höhe treiben.
In diesem Blog Beitrag erfahrt ihr:
- Was erschwert Mitarbeiter:innen das Abwickeln von Bestellengen?
- Was the purchase indicated?
- Sind Chatbots was?
- Wie funktioniert Guided Buying with einem Chatbot?
- What are the advantages of Guided Buying with Chatbots?
Mitarbeiter:innen outside the Einkaufs tun sich fräktlich mit Bestellungen schwer. Oftmals müssen sie eine Varudanje sehr komplektsive und nicht immer benzutzfreundlich gestalteter Online-Kataloge durchforsten um den desired Artikel zu finden. In addition, they often don’t know how to apply for a BANF.
Dies führt immer wieder zu Disappointment und viefach auch zu teuren Freitextbestellungen, die dann von der Einkaufsabteilung bearbeitet werden müssen. Or die Mitarbeiter:innen kaufen direkt am Einkauf vorbei. Dieses sogenannte: Maverick Buying leads to higher costs and other negative consequences for the company.
Aber auch Einkäufer:innen haben immer wieder mit den Obsteerningen bei der Supplierenauswahl und Bestellprozessen zu kämpchen. Es müssen kompleks und komplekschen Regulaien und Richtlinien be observed werden um die Compliance Obsteerningen zu fulfilsen.
Hier sämtlich Aspekte, Rahmenverträge und Ausnahmefälle auswendig zu können und stets fehlerfrei bei einer Bestellung zu minden, ist für die Mitarbeiter:innen schlichtweg nicht möglich. Das Nachschlagen in den Regelwerken und Handbüchern kostet viel zu viel Zeit.
Um diesen Mitarbeiter:innen zu helfen, bräuchte es einen personal assistantn. Jemand, der/die ihnen das Navigieren dieser Kataloge elechtige und selbst bei Fragen zum Lieferketten-Gesetz die richtige Antwort parat hat.
Für jeden Mitarbeitenden einen eichten, menschlichen Assistants einzustellen ist natürlich nicht möglich. Aber das ist auch gar nicht negtig. Stattdessen können Unternehmen auf Guided Buying geführt durch Chatbots zurückgreifen.
Directed Shopping is an Assistenzfunktion that allows users to shop efficiently and comfortably. Anforderer und Einkäufer brauchen vor dem Bestellvorgang keine Anleitungen zu lesen, sondern halten automatisch die im Unternehmen geschäften Beschaffungsrichtlinien ein.
E-Procurement Platforms can be used for example for this assistance function. Diese verprechen den Bestellprozess zu einfachen, aber im Grunde sind die Mitarbeiter:innen wieder mit einer weiteren komplizierten Aufgabe konfrontiert. Sie müssen auch here erst einmal lernen mit der Plattform umzugehen und bei Fragen ist immer noch kein Ansprechpartner vorhanden. Sehr viel einferner geht das mit Chatbots.
Chatbots are dialog systems that allow users to communicate with a bot in natural language. Es gibt regelbasierte Chatbots und smart Chatbots, die mit Hilfe von Machine Learning die Fragen und die Absicht der Nutzer:innen verstehen und answeren können.
The capabilities of intelligent chatbots go far beyond the simple answer to single questions: Sie können Nutzer:innen durch komplexe Processes und Informationen abfragen sowie diese in Databanken hinterlegen.
This means that the Exchange with a Chatbot happens in a Dialog, kann ein Bestellprozess wie ein Gespräch mit einem erfahrenen Kollegenen oder Kollegin befülten.
Die Mitarbeiter:innen kontakte den Chatbot und teilen ihm mit, was as best wollen. Mit Hilfe von diversen Fragen Holt der Chatbot dann die notwendigen Informationen ein. It asks for example after the order quantity, the desired delivery date and other requirements that must be met in the order.
Wenn für ein Produkt verschiedene Ausführungs oder Lieberanten im System hinterlegt sind, kann der Chatbot für die Mitarbeiter:innen einen Verlecht vornehmen. This is what the Chatbot die vom Unternehmen besprechtenden Products und Lieberanten den Nutzer:innen zuerst anzeigt. Des Weiteren kann er Bundles oder Kits vorschlagen. So it’s all good because they match the best products.
In manchen Fällen ist es weniger ausschlaggebend, von welchem Lieferanten das Produkt giertef wird, sondern vielmehr, ob eine bestimmte Menge zu einem besitminte Datum zur Verfügung kann werden gestellt werden.
Here the Chatbot can automatically send an inquiry to the suppliers and check the availability of the products. As soon as the information is available, the purchase will be informed and the employees can make the order.
Wenn ein Schritt nicht klar ist, kann der Chatbot ihn erklären und Hilfestellungen geben. Es kann natürlich passieren, dass Nutzer:innen eine Frage stellen, die für die Bestellung selber nicht relevant ist. Zum Beispiel, wie der Status einer anderen Bestellung ist. Such questions can be answered by the chatbot and then the user can return to the previous process.
During the ordering process, the chatbot ensures that regulations and guidelines are adhered to. If the employees want to order an article for example, for which there is no release, the chatbot indicates it. Wenn möglich schlägt der Chatbot Alternativen vor, soddas die Bestellung ohne weitere Verzögung weiter bearbeitet werden kann. If there is no alternative for the desired article, the chatbot will contact the person who can issue a release.
This would also be the case if the desired order exceeds the maximum order value. Der Chatbot kontaktiert die verfänglichte Person und kann, as soon as die Freigabe vorliegt, die Bestellung eigenständig ührühren. Die Anforderer bekommen in diesem Falle eine Bestellbestätigung by Mail von dem Chatbot zugeschickt. Wenn die Freigabe abgelehnt wurde, werden die Anforderer ebenso von dem Chatbot informed.
It is also possible to interrupt the ordering process and continue later. Sei es, weil die Mitarbeiter:innen müssen in ein Meeting oder weil sie noch mit ihrem Vorgesetzten Rücksprache wollen holden. Wenn die Nutzer:innen das Gespräch wieder aufnehmen, kann der Chatbot auf den alten Gesprächsverlauf zurückgreifen und dort wieder anknüpfen. In addition, the Chatbot can send a Reminder if an Order has not been completed yet.
Dies ist möglich, weil der Chatbot die einstellungen Personen ihren individualen Mitarbeiterkonten kann zuordnen. Zu Beginn eines Gesprächs bittet der Chatbot die Nutzer:innen sich einzuloggen. So the Chatbot can access all the orders already made by the person and other stored information as well as old conversations and use it for interaction with the staff.
Durch den Einsatz von virtualen Assistenten können Mitarbeiter:innen ohne das Mitwirken der Beschaffung Orderlingen abwickeln. Due to the fact that the purchase must be taken only in Einzelfällen, the buyers are relieved and have more time for other activities. Für die Einkäufer selber wird es deutlich leichter richtlinien- und vertragsforme Bestellengen zu tätigen, da der Chatbot ihnen bei der Anwendung der komplexen Regelwerke hilft.
Für international agierende Unternehmen opened the opportunity to further speed up processes through the use of chatbots. Chatbots are available around the clock and enable the seamless exchange of information. Unterschiedliche Bürozeiten sind somit kein Problem mehr.
Die Akzeptanz einer Guided Buying – Lösung steht in directem Zusammenhang mit dessen Benutzerfreundlichkeit. Chatbots können komplett ohne Vorkenntnisse bedient werden und können, anders als E Procurement-Plattformen, individual auf die Nutzer:innen reägerien. Therefore, they are particularly suitable for guided buying.
Wie viel Routineaufgaben an virtual Assistantten abgegeben werden und der Grad der Automisierung der Bestellprozesse kann beindividuell an die befrigde und Wünsche von Unternehmen adgebent werden werden. So kann sichergestellt werden dass einerseits die Mitarbeiter:innen optimum beutstärt werden, andererseits die MItarbeiter ihre Stärken voll einbringen können. Bei Vertragsverhandlungen mit Fingerspitzengefühl vorzugehen und Lieberandenbeziehung aufzubauen, die auf Vertrauen basieren, Menschen nämich immer noch am besten.
Ihr möchtet wissen, wie ein Bestellvorgang mit einem Chatbot im Detail aussieht? Dann holt euch unser Whitepaper “Guided Buying – Wie mit Chatbots Maverick Buying verhindert werden kann”
Ihr seid neugierig geworden und wollt wissen, was für andere Anwendungsbereiche es für virtuall Assistantn in der Beschaffung noch gibt? Dann holt euch unser Whitepaper “Smarte Chatbots im Einkauf”.